从专业度和跨职能沟通两个维度提高采购人员能力

        采购集中化的趋势这几年越来越流行，这里说的集中化是指原归属各业务部门的间接采购整合到采购部进行统一采购。采购集中化对于采购人员来说既是一个机会，又是一个挑战。说是机会，是因为采购人员除了从事与产品生产直接相关的直接物料采购外，又多了一个选择，即从事与产品生产不直接相关的物料或服务的采购，即间接采购。

        间接采购的类别繁多，金额可以很巨大，如固定资产类采购，也可以很细小，如劳保用品等的采购。相比较直接采购来说，间接物料采购人员一般每人负责的科目都会多得多，这就对间接物料采购人员的专业度提出了很高的要求。此外，相比直接采购，间接采购的支出预算所在的部门往往是业务部门而非采购部门，如果情况复杂的，预算部门和使用部门还不是同一部门，那么间接采购人员在执行采购任务的时候所需要的跨职能的沟通能力也比直接采购人员的要求高更多。在众多间接采购的科目中，IT采购是一个非常典型的，同时也较为复杂的，且兼具挑战性的采购。尤其当今社会是一个高度信息化的社会，信息技术的应用在各个行业都有深入的发展。所以，IT采购在各个公司都会发生，IT采购具备上述说的使用部门，预算部门和采购部门三权分立，互相制约的特点。那么，如何做好IT采购，成为了值得各个公司间接采购人员进行深入研究和探讨的课题。在这里，笔者将根据笔者多年来的IT采购经验，从专业度和跨职能沟通两个维度来探讨如何更好地做好IT采购。

良好的专业度

       首先，打铁还需自身硬。优秀的IT采购人员自身必须具备良好的专业度。众所周知，IT采购中，产品的提供和专业服务的共存是其非常重要的特征，根据这两者结合程度的不同，我们可以把IT采购分成4类：

• 单纯的IT咨询服务，例如购买咨询报告，或者编制招标文件等；

• 现成的IT产品和维护，例如简单局域网的采购，购买计算机硬件或软件等；

• 信息系统的设计、提供和安装，例如相关网站的设计、制作和维护；

• 复杂的系统工程或系统集成，例如大型的ERP系统。

        然而无论是哪类采购，对采购人员在IT方面的专业知识都具有较高的要求。如果不具备一定的专业知识，就很难准确理解用户或IT技术人员的需求，需求把握不好，那么后续的工作就很难展开。

        如何提高IT方面的专业知识呢，笔者建议可以做到以下两点：‍

一是谦虚的学习态度。

        间接采购人员负责的采购科目较多，因此不能做到与直接采购人员一样，每天都专注于某一个科目的采购，所以间接采购人员往往博而不精，广而不深。但是，我们仍然要坚信，谦虚使人进步，“三人行必有我师”。只要怀着谦虚的态度，不耻下问，对不懂的知识多请教、多深究，抱着刨根问底、精益求精的治学态度，确保准确理解采购需求。不出两年，不专业的也会被熬成专业人士。所谓的专业就是做多了，便成了专业，如同鲁迅先生说的，走的人多了，也就成了路。

二是行之有效的学习方法。

        IT的知识日新月异，每天都在不断地发展，这就要求采购人员要掌握良好的学习方法，做到在有限的时间内学到IT的精髓，才能够促使自己在最短的时间内成为专家，从而赢得用户或IT技术人员的赞赏。

        关于有效的学习方法，相信有很多，这里着重介绍二点。一是和谁学的问题，本人认为供应商是最好的老师。作为采购人员可以向供应商学习专业知识。一来，“买的永远没有卖的精”。一般来说，供应商具备的专业知识往往比采购方更精深，因为供应商每天都是从事专业产品开发或销售的。二来供应商基本上有足够的耐心来回答采购方的问题，尤其是技术问题，因为只有足够的耐心，供应商才能把产品给销售出去。当然通过google或Baidu也能够得到很多问题的答案，但相对来说，供应商的回答更具人性化。二是何时学的问题，建议跟随项目的进展来学。从收到项目采购需求开始，就要仔细认真地进行分析、研究，包括但不限技术要求(SPEC)或服务需求(SOW)分析，行业分析、潜在供应商分析，以及从供应商这里了解具体的专业知识。例如，公司要上市一款微软的通讯产品MicrosoftLync软件，从我们用户需要事先的功能需求，方案设计，方案实施，方案验收等各个环节都会用到很多专业的知识，作为一名采购人员，至少要在尽量短的时间内对MicrosoftLync软件的基本功能，适用范围，优缺点等有个基本的了解，这个时候，我们就需要供应商根据公司业务需求提供一个专业和全面的介绍，这是采购人员学习和了解相关通讯产品的好时机。

优秀的跨职能沟通

        作为一名优秀的IT采购人员，除了自身具备良好的专业度外，更为重要的是其跨职能沟通的能力。从公司内部来说，IT采购人员至少会和用户部门、IT技术人员、财务人员、法务人员等有许多的沟通；从IT采购流程来说，提出需求、需求确认、供应商寻源、供应商竞标或供应商谈判、合同签署、合同管理、订单跟催、验收，付款和供应商评估等各个环节都会有不同部门的人员参与。尤其是最核心的供应商选择和供应商绩效评估部分，如果内部跨职能沟通不好，间接采购人员会面临很多的困难。例如：在供应商选择决定上，用户或IT技术人员的观点和采购人员不能达成一致；供应商绩效评估上，用户或IT技术人员的观点与采购人员不同；或者供应商和用户或IT技术人员关系密切，采购人员无法让其合理降价或者谈判时完全处于下风等等。那么如何来提高跨职能沟通能力呢，笔者建议从以下几点入手：

1、合理的角色定位

        间接采购人员不应该仅仅是服务、支持或参与的角色。间接采购人员更多的应该是领导的角色，要领导公司各部门，制定采购的政策、明确各职能部门的分工、并制定相关的采购流程。只有政策明确、职能划分清晰、流程明了，才能让各部门有法可依。

        采购人员领导制定好政策流程之后，还需要给各职能部门或各相关方提供培训，确保各职能部门的人员对政策和流程都明了，在执行的过程中做到有法必依。

2、沟通时换位思考

        采购人员在从事间接采购时，切不能本位主义，只想着自己部门的利益，而应该时刻以公司利益与团队利益为重，要多站在各利益相关者的角度来考虑问题，在制定政策、流程，供应商选择、供应商评估体系的制定中多站在各职能部门的角度来考虑问题，确保决定是最大范围符合公司利益和集体利益的。例如，某公司的HelpDesk外包服务，作为管理部门的IT部门认为供应商的服务整体评估很好，希望保持独家供应（即使公司有好几个工厂），不希望引进新的供应商。但是，对采购来说，独家供应的结果是供应商每年提出了10%的涨价要求，而且当采购去谈价格时，供应商涨价的诉求很坚决，采购很难谈。这个时候，采购如果在得到IT部门同意前一定要强行引进新的供应商甚至把订单分一半给新的，那么，显然会对IT部门的同事造成伤害，这个时候，需要采购能换位思考，站在公司的角度和IT的角度想想为何要引进新的供应商，引进新的供应商对公司和对IT部门有什么好处，能为他们带来什么价值，最好能用数字来认证，如果引进新的供应商不仅能带来更好的服务，而且有更有竞争力的价格，相信IT部门也能理解并给予支持。

        同样的，沟通时的语言选择也是一样，一般来说，IT技术人员非常专业，相对来说，用户在IT方面知识就比较欠缺，这就要求采购人员在与不同IT背景的人员沟通时灵活应对，所谓“到什么山上唱什么歌”，作为一名优秀的IT采购人员，既要懂得专业的IT知识能够和IT技术人员直接沟通，又要做到能够将专业术语用普通的语言描述出来和用户直接沟通。

3、谨慎承诺，信守承诺，赢得信任

        作为一名采购人员，需要经常将信息或者反馈提供给IT技术人员或用户，由于IT人员相对来说比较理性，所以切忌和IT人员夸大事实，承诺过度，却无法兑现，失信于人。这点上来说，其实对所有的采购都是适用的，赢得信任的要诀就是答应别人的就一定要说到做到，如果万一做不到，也要尽量提前告知对方，并给予对方可以选择的时间和空间。

4、创建良好的合作氛围

        IT技术人员普遍都是男的，所以要创建良好的合作氛围，可以雇佣女士来做间接采购人员，所谓男女搭配，干活不累。或者有意识的在团队合作的时候创建轻松的合作氛围，毕竟，IT的项目对于一般人来说都会比较枯燥，合作氛围的营建可以在工作上，也可以在生活中。

        总之，要成为一名优秀的IT采购人员，除了自身的努力学习、提高自己的专业度外，还需要不断地提升跨职能沟通的能力，所谓兄弟齐心，其利断金，对内创建良好的工作氛围，对外选好合适的供应商。IT采购，不管它是多么的专业、复杂，我们还是可以执行得很好！

        作者：童拥民，浙江大学工商管理硕士(MBA)，浙江大学机械工程学士，美国供应管理协会注册采购经理。现就职于一家跨国化妆品公司，担任采购经理一职。曾经服务于一家美资500强制药公司。拥有8年以上的直采经验与5年以上的间接采购经验及较为丰富的采购理论和较强的采购实践。来源：中物联采购委